Из командировки в отпуск, оплата проезда

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Из командировки в отпуск, оплата проезда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отпуск по уходу за ребенком является составляющей декретного отпуска, который делится на отдых до родов и отдых после них. Законодательно запрещено отправление в служебную командировку женщин, находящихся в положении, поэтому до момента рождения ребенка отправка в командировку из отпуска невозможна.

Командировка во время отпуска по уходу за ребенком

После родов сотрудницы, работодатель может оформить ее отзыв из отпуска, только в том случае, если женщина согласна на это. Для подтверждения согласия присылается соответствующее уведомление на имя работодателя, в нем также указывается информация о том, как будет происходить распределение дальнейшего времени отдыха. Помимо этого, учитывается и заключение медиков о противопоказаниях к командировкам.

Перед фактическим отзывом работнице зачитываются ее права, устанавливающие возможность отказаться от исполнения распоряжения работодателя в рамках ст. 125 ТК РФ.

Как исчисляются отпускные?

Базой для расчета отпускных выступают все выплаты, гарантированные системой оплаты труда на предприятии (ст. 139 ТК РФ). Их перечень представлен в Постановлении Правительства № 92 (здесь также отражены основные положения, как начисляются отпускные).

Командировочное время не входит в расчетный период, так как при нахождении в деловой поездке работник получал выплату из расчета среднего заработка. Месяцы, в которых сотрудник выполнял трудовые обязанности в других местностях, считаются частично отработанными. К ним применяется особый алгоритм расчета рабочего времени, а именно:

• вычитание из общего количества отработанных дней период нахождения в деловой поездке;

• умножение полученного значения на 29,3 с последующим делением на календарное число дней в месяце.

Из расчетного периода для начисления отпускных также исключается время и полученные суммы, если сотрудник:

• получал пособие по временной нетрудоспособности или беременности и родам;

• не выполнял свои трудовые обязанности из-за простоя (по вине работодателя или иным независимым факторам);

• использовал дополнительные оплачиваемые дни отдыха, например: для ухода за ребенком-инвалидом;

• не работал из-за забастовки;

• прогуливал;

• находился в отпуске по уходу за ребенком;

• освобождался от работы с сохранением заработка в соответствии с действующим законодательством.

Для определения состава выплат работнику необходимо принимать во внимание следующие особенности:

1. Учитываются выплаты, зафиксированные в локальных нормативных актах предприятия и начисленные за выполнение должностных обязанностей.

2. Включение премий возможно в соответствии с п. 15 Постановления Правительства № 922.

Расчет командировочных и отпускных

Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата. Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно. Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.

Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.

При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).

Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.

Как отразить произведенные расходы в бухгалтерском учете

Гарантии и компенсации для работников, направляемых работодателем в командировку, закреплены в ст. 168 ТК РФ. В соответствии с нормами, изложенными в данной статье, сотруднику возмещаются:

• расходы по найму жилого помещения;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно;
• суточные;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения работодателя).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации вышеназванные расходы отражаются соответственно по подстатьям 226 «Прочие работы, , 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н

Кроме того, при направлении работодателем работника в командировку за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Ее рассчитывают в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Расходы по выплате среднего заработка отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. За дни, на которые работник продлил командировку по личному желанию и которые оформлены как отпуск, начисляется средний заработок в соответствии с вышеназванным Постановлением.

Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример. Детская спортивная школа районного центра субъекта РФ направила главного бухгалтера на курсы повышения квалификации с отрывом от производства в другой город на 12 дней. Он задержался в месте проведения семинара еще на неделю по разрешению руководителя организации без оплаты за эти дни суточных и проживания. Учреждение оплатило организаторам курсов за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, стоимость курсов на условиях предоплаты в размере 9000 руб. (НДС не облагается). Перед отъездом работнику выданы под отчет из кассы командировочные в сумме 5000 руб., в том числе:

• суточные — 1200 руб. (за 12 дней из расчета 100 руб. за сутки);
• на проезд до места обучения — 960 руб.;
• на проживание в гостинице — 2840 руб.

По возвращении главный бухгалтер представил авансовый отчет с приложенными:

• железнодорожными билетами, стоимость которых составила 960 руб.;
• счетом из гостиницы на сумму 2360 руб. (без НДС).

Работодатель должен предоставлять своим работникам каждый год оплачиваемый отпуск. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ.

О том, что такое служебная командировка говорится в ст. 166 ТК РФ.

Это отъезд сотрудника, в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, но строго по распоряжению работодателя. Другая местность — это местность, вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.

Пока сотрудник пребывает в своём законном отпуске, работодатель не может его отправить в служебную поездку, не получив на это его согласия.

Только работник право распоряжаться своим отпуском по своему усмотрению.

Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодатель должен прервать его отпуск, то есть сделать отзыв.

Командировка во время отпуска по уходу за ребенком

Отпуск по уходу за ребенком является составляющей декретного отпуска, который делится на отдых до родов и отдых после них. Законодательно запрещено отправление в служебную командировку женщин, находящихся в положении, поэтому до момента рождения ребенка отправка в командировку из отпуска невозможна.

После родов сотрудницы, работодатель может оформить ее отзыв из отпуска, только в том случае, если женщина согласна на это. Для подтверждения согласия присылается соответствующее уведомление на имя работодателя, в нем также указывается информация о том, как будет происходить распределение дальнейшего времени отдыха. Помимо этого, учитывается и заключение медиков о противопоказаниях к командировкам.

Перед фактическим отзывом работнице зачитываются ее права, устанавливающие возможность отказаться от исполнения распоряжения работодателя в рамках ст. 125 ТК РФ.

Трудовое законодательство четко определило, что в случае отказа сотрудника организации выходить из отпуска работодатель не имеет права ни накладывать дисциплинарные наказания, ни увольнять работника организации. Единственное условие, которое позволит отозвать отдыхающего работника – его полное согласие на осуществление процедуры.

Оставшаяся часть отпускных предоставляется в удобное для командировочного время либо прибавляется к отдыху на следующий расчетный период.

Для отзыва сотрудника предприятия из отпуска для последующего его направления в служебную командировку, работодатель должен:

1. Уведомить сотрудника о необходимости выезда, а также поинтересоваться о его непосредственном желании прервать отдых.
2. Издать приказ об отзыве из отпуска, затем приказ о командировке.
3. Получить заявление сотрудника о его согласии.
4. Следовать обычным приемам отправки сотрудников предприятия в служебные поездки.

Роль сотрудника организации является решающей, так как при получении уведомления или приказа работник может отказать, ссылаясь на ст. 125 ТК РФ, без каких-либо негативных для себя последствий. Отказ и согласие на отзыв с отдыха направляется на имя руководителя для дальнейшего подшивания к личному делу.

Отпуск – это законодательно определенный период отдыха, в течение которого сотрудник организации восстанавливает свои силы и здоровье для дальнейшего осуществления трудовой деятельности на ближайший год. Отзыв из отпуска для оформления командировки должен быть подкреплен вескими основаниями и острой необходимостью, иначе работник может просто не согласиться.

Трудовое законодательство предусматривает три возможных варианта изменения срока предоставления отпусков: отзыв, перенос и продление.

• Суточные представляют собой компенсационную выплату, полагающуюся работнику, направленному в командировку на срок более 1 дня. Конкретное назначение этой выплаты нигде не расшифровано, и отчет об использовании суточных от работника не требуется.
• Платежи, компенсирующие работнику расходы на питание, являются самостоятельным видом выплат, никак не связанным с суточными. Для целей принятия в расходы при исчислении налога на прибыль в качестве платы за труд оплата питания должна быть предусмотрена в коллективном договоре. Суммы выплат на питание в полном объеме облагаются НДФЛ (в отличие от суточных, с которых до определенных в НК РФ сумм этот налог не взимается).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Переходящая командировка в каком месяце начислять

Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства.
Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — Постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916.

Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.

Онлайн-калькулятор командировочных в 2021 году поможет легко и без усилий рассчитать нужную величину к выплате. Ниже мы приведем пример того, как произвести расчет без использования онлайн-калькулятора. А пока пошаговая инструкция поможет в использовании простого инструмента для расчета командировочных в 2021 году.

Принят авансовый отчет

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

• авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
• командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
• служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
• документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

• для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
• для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
• для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

• для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
• для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Внимание

При отзыве работника из такого отпуска, неотгулянную его часть можно заменить денежной компенсацией. В ином случае допускается либо предоставление неиспользованной части в текущем году, либо ее перенос на следующий

В случае с ненормированным рабочим днем, допускается замена части отпуска компенсационными выплатами, при условии, что эта часть превышает три дня. В случае с опасными производствами, обязательная для использования часть составляет семь дней.

Инфо

По истечении этого срока работодатель может настоять на компенсации выплаты и отозвать работника из отпуска для отправления его в командировку. Не распространяются, т.к. срок отпуска устанавливается справкой-вызовом из учебного заведения

Важно

Более того, отозвать работника из учебного отпуска нельзя. Требуется ли согласие Требуется обязательное согласие на вызов из отпуска от имени работника организации.

Целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату решает руководитель. То есть, он может разрешить оплатить обратный билет сотруднику в случае более позднего возвращения из командировки, или не разрешить.

То же самое в отношении предоставления неоплачиваемого отпуска – предоставлять отпуск по уважительной причине является правом, а не обязанностью организации. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. При этом в данном случае отпуск предоставляется не во время командировки, а после нее.

При этом расходы на обратный проезд можно будет учесть при налогообложении, поскольку они были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

Вместе с тем, со стоимости обратного билета придется удержать НДФЛ, поскольку в этом случае оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Обоснование

1.Из ситуацииАндрея Кизимова

, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Порядок предоставления отпуска

Как мы уже говорили, отпуска предоставляются в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков. Напомним, что форма названного графика (Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». График должен быть утвержден с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 123 ТК РФ) не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков.

Это нарушение трудового законодательства, за которое грозит административный штраф (см., например, Решение Челябинского областного суда от 08.12.2016 № 7‑1797/2016).

Отметим, что ст. 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем делить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. Причем хотя бы одна из частей данного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Такое разделение желательно закрепить в графике отпусков. Но если этого не сделать – ошибки не будет. При необходимости разделения стороны договариваются, работник уходит в отпуск, а в графике отпусков в графе 7 отмечается фактическая дата использования отпуска. В графе 10 нужно указать реквизиты заявления работника, где проставлена виза руководителя о согласии, и приказа о предоставлении отпуска.

Ошибка 4. Деление отпуска на части без согласия работника.

Поскольку ст. 125 ТК РФ говорит о возможности разделения отпуска лишь по соглашению сторон трудового договора, иное означает нарушение трудового законодательства. Например, если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение отпуска на две части по 14 календарных дней, трудовая инспекция оштрафует за это. Так, Пермский краевой суд в Решении от 19.04.2017 по делу № 7‑674‑2017(21-421/2017) признал штраф законным, поскольку установил, что отпуска в графике были поделены на части без согласия работников.

Помните, что запрещаются непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд и его непредоставление работникам в возрасте до 18 лет и трудящимся во вредных и (или) опасных условиях (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бывает и так, что работник не использовал свой отпуск в текущем году. Тогда он переносится на следующий год. При этом неиспользованные календарные дни включаются в общее количество календарных дней отпуска.

Ошибка 5. Перенос работодателями из года в год отпусков сотрудников, что не позволяет последним отгулять отпуск полностью.

Суды, рассматривая дела об обязательстве предоставить отпуск, указывают, что если отпуск был перенесен в связи с производственной необходимостью, то его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Отказ в предоставлении отпуска в связи с производственной необходимостью при отсутствии таковой будет нарушением ТК РФ (см., например, Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29.05.2015 по делу № 33‑3011/2015).

Если на период отпуска выпал нерабочий праздничный день, отпуск автоматически удлиняется на него. Обратите внимание: не включается в отпуск именно праздничный день. Например, если работник идет в отпуск с 1 по 14 июня, исключается только
12 июня. То есть отпуск закончится не 14, а 15 июня. При этом если сотрудник работает по пятидневке, то на работу он выйдет 18 июня, поскольку 16 июня 2018 года – суббота, выходной день.

Еще один важный момент при предоставлении отпуска – уведомление работника об отпуске. Сделать это нужно не позднее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Поскольку законом не установлены требования к порядку и форме извещения, на практике применяются следующие способы:

• добавление в график отпусков графы, в которой работник расписывается в знак ознакомления с датой начала отпуска;

• составление журнала извещения работников о датах начала отпусков;

• направление уведомления каждому работнику перед началом отпуска.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Похожие записи:

• Как поменять или восстановить документы на автомобиль
• Ответственность за нарушение врачебной тайны
• Продажа автомобиля в 2021 году: вычет по НДФЛ