Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение СЗВ-М при увольнении сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года организации и ИП должны в обязательном порядке уведомлять Социальный фонд России (СФР) об увольнении сотрудников, работающих как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с НК РФ начисляются страховые взносы. Данная обязанность установлена в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
Отчет об увольнении работника
В целях уведомления фонда об увольнении работника работодатели должны представлять в СФР заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-ТД), в котором указываются сведения о расторгнутом с сотрудником договоре. Сведения нужно представлять по форме, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. В данном отчете заполняют только титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Другие разделы и подразделы формы заполнять не нужно.
Другая отчетность при увольнении
Кроме сдачи обозначенного выше отчета также уволенного сотрудника нужно указать вместе с другими работниками в такой отчетности:
- раздел 3 отчета РСВ — не позже 25-го числа месяца после квартала, в котором уволили работника;
- раздел 2 отчета ЕФС-1 (аналогичен бывшему отчету 4-ФСС) — не позже 25-го числа месяца после квартала, в котором уволили работника;
- персонифицированные сведения о физлицах (сдаются в ИФНС, аналогичны бывшему отчету СЗВ-М) — не позже 25-го числа месяца после месяца увольнения;
- подраздел 1.2 отчета ЕФС-1 (аналогичен бывшему отчету СЗВ-СТАЖ) — не позже 25 января года, идущего за годом увольнения сотрудника;
- 6-НДФЛ — не позже 25-го числа месяца после квартала, в котором уволили работника.
Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении
Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.
При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.
Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника
В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.
Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.
Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.
Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР
Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.
Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.
Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).
Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.
В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.
Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:
- При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
- В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.
Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.
За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.
Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.
Штраф за несдачу СЗВ-ТД
СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.
С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.
Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Крайние сроки сдачи СЗВ-ТД в 2023 году
Важно! С 2023 года сведения о работниках нужно будет представить в онлайн-режиме не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Обратите внимание на таблицу, представленную ниже — в ней мы представили все даты, на которые отчеты по форме СЗВ-ТД должны быть направлены в ПФ РФ в течение 2023 года:
| № | Месяц (отчетный период) | Последний день отправки отчета (включительно) |
| 1 | 01.2023 (январь) | 17 февраля 2023 |
| 2 | 02.2023 (февраль) | 16 марта 2023 |
| 3 | 03.2023 (март) | 15 апреля 2023 |
| 4 | 04.2023 (апрель) | 15 мая 2023 |
| 5 | 05.2023 (май) | 5 июня 2023 |
| 6 | 06.2023 (июнь) | 15 июля 2023 |
| 7 | 07.2023 (июль) | 17 августа 2023 |
| 8 | 08.2023 (август) | 15 сентября 2023 |
| 9 | 09.2023 (сентябрь) | 15 октября 2023 |
| 10 | 10.2023 (октябрь) | 16 ноября 2023 |
| 11 | 11.2023 (ноябрь) | 15 декабря 2023 |
| 12 | 12.2023 (декабрь) | 15 января 2023 |
В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД
Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.
Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:
- приём и увольнение сотрудника;
- смена должности в рамках одного предприятия;
- присвоение нового разряда, квалификации;
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
- судебный запрет занимать определённую должность.
Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.
Если по работнику не было никаких кадровых изменений, СЗВ-ТД на него не подаётся.
СЗВ-М – что это за отчет?
СЗВ-М – один из самых простых отчетов. Каждый работодатель вне зависимости от размера и формы своей организации обязан ежемесячно подавать его в территориальный орган ПФР.
Но существуют и исключения. Бланк не заполняют следующие виды работодателей:
- крестьянские и фермерские хозяйства, функционирующие без наемных сотрудников;
- частнопрактикующие лица (юристы, нотариусы, бухгалтеры), уплачивающие фиксированные страхвзносы только за себя;
- работодатели в отношении иностранцев, пребывающих в РФ временно и не попадающих под действие закона об обязательном пенсионном страховании;
- работодатели в отношении сотрудников МВД, ФСБ и военнослужащих (если они не оформлены как вольнонаемные) – на эти категории трудящихся действуют особые государственные гарантии.
В отчете содержатся данные по каждому работнику предприятия:
- Ф. И. О.;
- номер СНИЛС;
- ИНН.
Предоставление отчета уволенному
Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения. Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника. Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами. Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:
- взять письменное подтверждение в свободном виде;
- сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
- завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.
Ответы на частые вопросы
Можно ли сдать СЗВ-ТД раньше срока?
Закон не запрещает сдавать форму СЗВ-ТД раньше крайнего срока. Но с этим сопряжены определённые риски. Например, если сотрудник написал заявление об увольнении, и работодатель издал соответствующий приказ об увольнении раньше даты, указанной в заявлении. По закону подать форму отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам необходимо не позднее одного рабочего дня после издания приказа. Но так как он издан заранее, то работник может передумать увольняться. Тогда придётся подавать две формы — форма СЗВ-ТД об увольнении, а затем форма СЗВ-ТД с отменой увольнения.
Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, а до крайнего срока сдачи ещё много времени, можно также подать отчёт заранее. Но специалисты также рекомендуют не спешить — возможно, в отчётном периоде ещё кто-то подаст соответствующее заявление, тогда в конце месяца можно будет сдать отчёт по всем.
Когда нужно сдавать СЗВ-ТД при переводе?
Переводом на другую работу считается любое изменение трудовых функций, местоположения или структурного подразделения, которые меняют условия трудового договора и отражаются в нём. Если изменений в договоре нет, данные о переводе сотрудника в отчете в ПФР по трудовым включать не нужно.
| Вид перевода сотрудника | Отражение в СЗВ-ТД |
|---|---|
| на другую должность | да |
| в другое структурное подразделение | да |
| из совместителей на основного работника и наоборот | да |
| с постоянной работы на временную и наоборот, с изменением должности | да |
| смена наименования должности или названия подразделения | да |
| на удалённую работу или неполный рабочий день | нет |
| на должность работника, ушедшего в отпуск, на больничный или в декрет | нет |
| на другую ставку (полную или неполную) | нет |
| смена фамилии работника в связи с замужеством | нет |
Какую информацию необходимо указывать в СЭВ-М
В СЭВ-М необходимо указывать, согласно пункту 2.2 статьи 11 федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:
- Фамилию, имя, отчество сотрудника;
- ИНН сотрудника (если есть);
- СНИЛС.
Помимо этого в справке указываются реквизиты организации-страхователя:
- Регистрационный номер организации в Пенсионном фонде;
- Краткое наименование организации;
- ИНН организации;
- КПП организации;
- Отчетный период (указывается месяц и год);
- Тип формы (код);
- Наименование должности руководителя;
- Ф.И.О руководителя;
- Подпись руководителя;
- Дата составления отчета;
- Печать организации или индивидуального предпринимателя (при наличии).
Сведения необходимо подавать на тех сотрудников, с которыми есть или был заключен действующий трудовой или гражданско-правовой договор в отчетном периоде, как уже было сказано, сюда также включаются и пенсионеры. В СЭВ-М не отражаются ни доходы сотрудников, ни начисленные страховые взносы, только перечисленная информация.
Нужно ли выдавать на руки СЭВ-М
В федеральном законе от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сказано, что справку по форме СЭВ-М (вместе с СЭВ-СТАЖ) необходимо выдавать на руки работникам в следующих случаях:
- при увольнении в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера (это сказано в пункте 4 статьи 11 закона №27-ФЗ);
- ежемесячно, вместе с отчетом в ПФР;
- при выходе на пенсию, в течение десяти дней с момента заявления от сотрудника.
При запросе сотрудника на выдачу СЭВ-М на руки, копии СЭВ-М выдаются не позднее 5 дней с момента его обращения (календарные дни).
От застрахованного лица при этом необходимо получить письменное подтверждение, что он получил ее (СЭВ-М) на руки. Это можно сделать следующим образом:
- в виде письменного подтверждения от сотрудника;
- в виде росписи в журнале о выдачи справки СЭВ-М.