Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для подачи СЗВ-ТД нужно подключить ЭДО с ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).
Подробнее о подаче заявления в электронном виде
Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.
Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:
- отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
- ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
- если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
- после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
- После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
- Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
- По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
- Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
- Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
- Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
Важно:
- Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
- Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.
Как оформить соглашение
Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.
В заявление необходимо внести следующие сведения:
- наименование органа, куда подается заявление;
- дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
- наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
- информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
- среднесписочную численность сотрудников.
В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:
- наименование центра;
- юридический адрес;
- наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).
Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.
Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.
Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.
Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.
- Передать документы в ПФР лично.
- Отправить документы в электронном виде через Интернет.
Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:
- Заявление на ЭДО с ПФР.
- Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.
Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.
Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:
- Заявление по форме ЗПЭД.
Заявление заверяется электронной подписью руководителя или ответственного за ЭДО с ПФР лица. Полномочия ответственного лица должны быть подтверждены на основании доверенности или распорядительного акта. В случае прекращения доверенности страхователь должен направить уведомление о прекращении полномочий ответственного лица.
Как зарегистрироваться: заявление
Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:
- регистрационный номер в ПФР;
- регистрационный номер оператора электронного документооборота;
- наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
- Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
- сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
- контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о представителе по доверенности.
ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.
Соглашение об электронном документообороте с ПФР
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
- Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
- Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
- Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
- нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
- предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
- заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
- заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
- соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
- наименование организации;
- ИНН, КПП;
- регистрационный номер в ПФР;
- данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
- юридический и фактический адрес;
- среднесписочная численность сотрудников.
Для этого бюджетная организация должна представить:
- Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
- Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
- Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.
Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.
Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.
Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.
Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.
Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Если ПФР принял Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту и формы СЗВ-ТД уже представляли, но после этого сменился регистрационный номер страхователя в ПФР, то нужно заново направить ЗПЭД. В заявлении указать новый регистрационный номер.
Новое заявление в ПФР направьте и в случае смены оператора, обеспечивающего обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭДО, указав соответствующие реквизиты нового оператора.
Как подключиться к электронному документообороту с ПФР
Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».
Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.
Сведения об операторе и СКЗИ:
— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.
— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.
В Эльбе выполните задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». По регламенту протокол должен прийти в течение двух дней, но, как правило, его отправляют почти сразу. После положительного ответа, вы сможете сдавать СЗВ-ТД. Это важный отчёт, потому что при приёме и увольнении сотрудника его подают не позже чем на следующий рабочий день.
- Скачайте и заполните соглашение:
— Соглашение для ИП
— Соглашение для ООО - Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
- В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
- Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
- ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.
Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это — быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.
Для того чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР страхователь, который уже пользуется услугами оператора ЭДО «Такском», должен оформить заявку в его Личном кабинете. Для этого нужно попасть в сервисе на вкладку «Управление услугами», затем перейти по ссылке «Подключение услуги «Обмен с территориальными органами ПФР» и подтвердить согласие с порядком подключения услуги. Далее следует заполнить форму заявки и кликнуть «Отправить».
Если реквизиты указаны в ней корректно, на абонентский ящик страхователя в течение рабочего дня придет подтверждение того, что заявка принята. В ином случае будет направлено уведомление с указанием причины её отклонения. И тогда подтверждение придет только после исправления неточностей.
Если предприниматель только подключается к ЭДО, сведения о направлении обмена с ПФР вносятся в регистрационную карту при первичном оформлении заказа на сайте.
После того как страхователь выбрал оператора ЭДО, он должен написать заявление об обмене электронными документами. Бланк этого документа можно скачать с сайта ведомства.
Заполненное на бумажном бланке заявление следует подписать и отнести в территориальное отделение ПФР. Если все данные в нем верны, специалисты ведомства дадут положительный ответ и будут готовы рассмотреть со страхователем «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС» Бланк этого документа можно скачать с сайта ПФР или получить у специалистов ведомства. Заполненное в двух экземплярах на бумаге Соглашение необходимо подписать и подать в территориальное отделение Пенсионного фонда. Обращаем внимание! Документ должен быть подписан в ПФР до оправки первого отчета.
Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:
- на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
- ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.
С 2021 года бумажные трудовые книжки останутся только у тех работников, что заявят об этом в письменном виде до конца 2020 года. Формат СЗИ-ТД заменит привычную трудовую книжку. Работники смогут получать сведения о периодах трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД четырьмя способами: у работодателя, в ПФР, в центрах «Госуслуги» на сайте «Госуслуги».
Электронная отчетность в ПФР
Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.
В 2023 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:
- организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
- работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.
Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.
Порядок электронного документооборота
При представлении индивидуальных сведений страхователь соблюдает следующий порядок:
- Формирует файлы со сведениями о застрахованных лицах и иными необходимыми сведениями для отправки в орган ПФР.
- Проверяет правильность подготовки отчета, при необходимости устраняет ошибки.
- Подписывает сведения о застрахованных лицах своей ЭЦП и в зашифрованном виде отправляет в орган ПФР. При этом отправленные сведения считаются представленными своевременно, если дата их поступления в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ.
- В течение двух рабочих дней с момента отправки документа страхователь получает квитанцию о его доставке в орган ПФР и сохраняет ее.
- В течение четырех рабочих дней с момента отправки сведений получает в зашифрованном виде протокол контроля сведений, содержащихся в переданных в ПФР файлах (расчетов РСВ, данных персонифицированного учета и пр.), подписанный ЭЦП органа ПФР.
- Отправляет в орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную ЭЦП страхователя, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля страхователь сохраняет в своем архиве.
- Если в протоколе содержится информация о том, что переданные в ПФР сведения не прошли контроль, то страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру представления сведений.
- Если страхователь не получил от органа ПФР в установленное время квитанцию о доставке сведений или протокол контроля сведений, он заявляет органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции и при необходимости повторяет процедуру представления сведений.
- В случае возникновения технических сбоев на стороне органа ПФР страхователь через своего оператора связи получает соответствующее сообщение.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
- Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
- По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
- Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
- Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
- Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
Важно:
- Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
- Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
- Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
- Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
- Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
1.1. Абонент системы, Орган ПФР и их территориальные органы осуществляют обмен документами в электронном виде в Системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Ставропольского края (СЭД ПФР) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.2. Стороны признают, что использование в СЭД ПФР средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «Верба-OW», которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись (ЭЦП), достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон при условии выполнения Сторонами «Требований к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ», а также для подтверждения того, что:
– электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
– электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтвер-ждение целостности и подлинности документа);
– электронный документ юридически эквивалентен документу на бумажном носителе.
1.3. Для работы в СЭД ПФР стороны руководствуются действующим законодательством Российской Фе-дерации, нормативными актами ПФР.
С января 2020 года работодатели отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу попадают в единое, на всю Россию, хранилище.
Пока в этой системе обрабатываются отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных планируется перевести и остальные формы персонифицированного учёта.
Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.
Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178П.
Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:
- электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
- промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.
Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.
Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.
В заявление необходимо внести следующие сведения:
- наименование органа, куда подается заявление;
- дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
- наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
- информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
- среднесписочную численность сотрудников.
В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:
- наименование центра;
- юридический адрес;
- наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).
Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.
Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.
Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.
Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.
Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:
- наименование;
- адрес;
- телефон (факс при наличии);
- наименование банка обслуживания;
- расчетный счет в банке обслуживания;
- регистрационный номер;
- ИНН/КПП.
После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.
Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.
После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.
Получено уведомление об ошибке «Нет соглашения»
В ответ на отчет, отправленный в Пенсионный фонд, получено уведомление об ошибке:
«Сообщение оператора
Внимание! Отчетность не будет доставлена!
При обработке отчета в инспекции произошли ошибки.
Описание ошибки:
Документооборот: *** Транзакция : *** Ошибка проверки ЭП: ЭП проставлено сертификатом на который нет заключенного соглашения ФИО S/N *** выпушенным *** с отпечатком *** (***) Пакет доставлен в ПФР. Криптографические проверки по обработке пакета выполнены успешно. На текущий момент времени выполняется проверка наличия у страхователя Соглашения, заключенного с УПФР по месту регистрации По срокам проверки наличия соглашения необходимо обращаться в УПФР по месту регистрации.
Для получения более подробной информации обратитесь в службу технической поддержки Вашего оператора электронного документооборота.»
Об обмене документами в электронном виде
Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:
- Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
- Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
- Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
- Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
- После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
- Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
- Время сдачи документов значительно сокращается.
Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
- Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
- Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
- Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
- установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
- заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
- назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.
Подача документов по цифровому документообороту
Санкт-Петербургу и Ленинградской области официального сайта Пенсионного фонда Российской Федерации. Заполняется в 2-х экземплярах.
А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.
Для этого предварительно нужно скачать бланки соглашения и заявления с сайта фонда. Далее распечатать и заполнить их и заверить подписью руководителя.
В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.
Описанная выше инструкция подходит для подачи заявления онлайн. Но это не единственный способ.
При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.