Должностная инструкция архивариуса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция архивариуса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

Должностные обязанности архивариуса на предприятии – общие сведения о должности

Ведение архивов для хранения документации является прямой обязанностью большинства субъектов хозяйствования в Российской Федерации. И если в рамках небольшого предприятия с минимальным бумажным документооборотом с такими задачами легко может справиться руководитель, бухгалтер или кадровый сотрудник, то в крупных компаниях с большим документооборотом, архивной деятельностью может заниматься целый отдел. Наиболее часто востребованы архивариусы в следующих сферах деятельности:

• Финансовые и банковские учреждения.
• Страховые компании.
• Государственные учреждения.
• Крупные промышленные предприятия.
• Корпорации национального и международного уровня.

Название «архивариус» в целом не является юридически значимым. Профессиональные специалисты по ведению архивов обучаются на профессию архивиста и называются соответствующим образом. Однако в разговорной речи и, соответственно, при поиске персонала и его подборе чаще всего в отношении любых работников архива применяется именно обозначение «архивариус».

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

• создание системы хранения документов на предприятии;
• их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
• контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Что нужно учесть при разработке должностной инструкции

Если в организации все-таки решено разработать должностную инструкцию, то следует учитывать следующее:

1. Инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании, включая должность генерального директора.
2. Название должности, указанное в инструкции, должно совпадать с названием должности, указанным в штатном расписании. При изменении названия должности или структуры организации инструкции потребуется переутвердить.
3. Мало разработать инструкцию и ознакомить с ней работников — она должна быть утверждена руководителем и введена в действие приказом.
4. На предприятии должна быть организована регистрация должностных инструкций.
5. В соответствии со ст. 68 ТК РФ с должностной инструкцией, как с документом, касающимся исполнения трудовой функции, работник должен быть ознакомлен под подпись до момента заключения трудового договора.

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

• уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
• знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
• уметь работать с большим количеством информации;
• обладать грамотной речью, писать без ошибок;
• владеть компьютером на хорошем уровне;
• уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

• терпеливостью;
• усидчивостью;
• внимательностью;
• аналитическим складом ума;
• сосредоточенностью;
• любовью к систематизации и порядку;
• пунктуальностью;
• скрупулезностью;
• организованностью;
• дисциплинированностью;
• самоконтролем.

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

• сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
• выдача справок;
• оформление входящей или исходящей документации;
• ведение учетных баз данных;
• составление описаний к архивным материалам;
• участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
• умение работать с компьютером;
• знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

• осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
• принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
• принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).

1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).

Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.

1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).

1.4. Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.

1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО «Сибирский реестр» (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

На Специалиста архива возложены следующие функции:

Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИ

К непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4. ПРАВА

Специалист архива имеет право:

Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Специалист архива:

Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Архивариус — очень специфичная специальность. Ее представитель в первую очередь должен быть ответственным. Ему надо четко осознавать свои права, а также понимать, какими будут последствия ненадлежащего исполнения обязанностей.

Архивист имеет право:

• выдвигать предложения по оптимизации работы отдела или целого направления;
• запрашивать в различных подразделениях предприятия информацию, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
• изучать внутреннюю документацию организации, имеющую прямое отношение к его рабочей деятельности;
• настаивать на организации условий, необходимых ему для исполнения своих обязанностей (организационных, технических, материальных).

Архивариус должен быть готов нести ответственность при невыполнении требований должностной инструкции, нарушении внутреннего регламента, законов.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

• знать единую систему делопроизводства;
• ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
• владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
• уметь составлять отчеты, оформлять акты;
• владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
• уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Архив — это интересно! Развеиваем мифы об архивном деле и архивистах

Мы — крупная архивная компания. Нам доверяют сотни Клиентов, мы сотрудничаем с архивами разных регионов. Наши услуги пользуются стабильным спросом. Однако, решая множество сложных профессиональных задач и понимая, насколько архивист — это сложная и многогранная профессия, мы ежедневно сталкиваемся со стереотипным ее восприятием и полным непониманием того, чем мы занимаемся. Между тем, архивное дело — совсем не то, что многие думают! И сейчас мы Вам это докажем.

Миф 1. Архивистом может стать любой, для этого не нужны специальные знания.

Вы даже не представляете, как много людей искренне так считают! Нам ежедневно звонят кандидаты на вакансии архивиста, сортировщика документов, которые в ответ на вопрос об опыте и образовании отвечают: «А что там уметь-то? Бумажки перекладывать я точно смогу». И как они удивляются, что по архивному делу люди заканчивают университет и годами совершенствуются в выбранной профессии. И, вместе с тем, найти по-настоящему знающего и грамотного архивиста крайне сложно: практически каждый сотрудник, даже обладающий опытом, проходит у нас обучение, чтобы не допускать ошибок при работе с документами Клиентов.

Если архивист неправильно выполнит свою работу и, например, выделит к уничтожению те документы, которые нужно хранить, то кто-то из сотрудников организации может потом остаться без пенсии. Если архивариус допустит ошибки в систематизации или оформлении архивного тома, то государственный архив не примет документы на хранение, и предприятие, таким образом, не выполнит требования к ликвидируемым организациям, заложенные в законодательстве РФ.

Похожие записи:

• ТОП-10 нарушений ИП и суммы штрафов по ним
• Лайфхак по иммиграции в Австралию из России
• Признание семьи или гражданина малоимущими в Самаре в 2023