Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как архивировать документы правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Законодательством определено, что архивирование является обязательным для любого предприятия, фирмы, компании. На маленьких фирмах все необходимые действия выполняет секретарь, а вот в крупных организациях для этих целей нанимается отдельный сотрудник, который занимается конкретно архивированием.
Работник, занимающийся этим, должен обладать знаниями законов относительно архивирования кадровых документов и сроках хранения различных бумаг. Для этих целей формируются отдельные дела для разных бумаг. Документы, касающиеся личного состава компании, должны храниться не менее 50 лет (созданные после 2003 года) и в течение 75 лет (созданные до 2003 года). Требования в 2015, 2019 и других годах не изменялись.
Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:
- документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
- если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
- в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.
Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.
Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.
Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:
- индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
- наименование;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
- примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.
«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Требования по организации архивного хранения документов
Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.
Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.
Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Возникновение трудностей при архивации
Хотя большинство компаний стремятся сократить объем бумажных документов в своей повседневной работе, таких документов часто невозможно полностью избежать. Со временем объем документов, которые необходимо архивировать по деловым или юридическим причинам, увеличивается настолько, что необходимо создать организованный архив бумажных документов и других материалов .
При архивации документов могут возникнуть некотороые трудности:
- Отсутствие (достаточного) места для архивирования документов
- Нехватка квалифицированных кадров для управления архивом
- Дезорганизованная документация и неадекватные записи документальных материалов и сроков хранения
- Длительные и часто безуспешные поиски физических документов