Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тендерный отдел: его функции и задачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Каким образом распределены обязанности в тендерном отделе?
У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.
Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.
Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.
Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.
Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.
Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.
Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.
Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.
Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
Порядок планирования и подготовки к проведению закупок
Закупки осуществляются на основании утвержденной руководителем организации годовой программы закупок, которая формируется в соответствии с бизнес-планом.
Программа закупок представляет собой план мероприятий по проведению закупочных процедур в течение года. Она является главным плановым документом в сфере закупочной логистики и основанием для осуществления закупок независимо от способа их проведения.
При подготовке программы закупок следует учесть долгосрочные договоры, уже заключенные для исполнения в планируемом периоде, а также наличие складских запасов.
Анализ рынка закупаемой продукции должен проводиться как при формировании программы закупок, так и в виде мониторинга (отслеживания) товаров и цен в период ее выполнения. При проведении анализа рынка необходимо использовать статистические данные, прежде всего доступные на интернет-ресурсах.
Основными показателями некачественного планирования закупок являются: большой объем корректировок планов; значительная разница между предполагаемой в программе закупок средней стоимостью продукции и стоимостью, полученной в результате проведения закупок; неисполнение сроков поступления ресурсов, установленных программой закупок.
Организатор закупки товаров в ходе ее подготовки заранее определяет:
- требования к закупаемой продукции, в том числе при необходимости предельную цену товаров;
- требования к поставщикам и порядку подтверждения ими соответствия установленным требованиям;
- требования к условиям договора, заключаемого по результатам процедуры выбора поставщика, или проект договора;
- требования к составу и оформлению заявок или прайс-листов, предоставляемых потенциальными поставщиками;
- порядок оценки потенциальных поставщиков по степени их предпочтительности для закупающей организации.
Правила оценки поставщиков не должны накладывать на конкурентную борьбу претендентов излишние ограничения.
Простой и надежный способ расчета страхового запаса
В целях повышения эффективности закупочной деятельности ежегодно руководство организации дела рассматривает итоги закупочной деятельности. При этом обращается внимание на такие характеристики, как:
- выполнение договорных условий поставщиками (количество, качество, график поставок);
- качество как закупленной продукции, так и работы поставщиков с целью учета этих оценок при планировании закупок на следующий год и возможной смены приоритетов в отношении требований к продукции (поставщикам) при проведении новых закупок;
- превышение в процессе исполнения договора цены и мотивация подобных решений;
- обоснованность и мотивация закупок у единственного поставщика;
- структура закупок по способам их осуществления и категориям поставщиков.
Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
- выполнение плана закупок;
- динамика уровня цен на закупленные товары;
- оборачиваемость закупленных товаров;
- процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).
Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
- соблюдение интересов своей компании;
- конфиденциальность информации;
- честная конкуренция;
- отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции
Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.
Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.
Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.
Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.
Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.
Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.
Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.
Руководитель тендерного отдела
Должностные обязанности руководителя тендерного отдела не отличается от обычного специалиста. Он оформляет документы, участвует в аукционах, подписывает контракты и загружает акты о выполненных работах в систему ЕИС.
Руководитель отдела, контролирует работу штатных сотрудников и дает рекомендации по подготовке заявки. Если возникают спорные моменты у тендерных специалистов по подготовке заявки, он должен знать как действовать в рамках закона.
На руководителя оформляется электронная подпись, выдаются полномочия для работы на площадках и в системе ЕИС. Он регистрируется на площадках, обновляет документы в личных кабинетах, подает заявки, участвует в аукционах и переторжках, загружает закрывающие документы в ЕИС и контролирует исполнение контрактов.
Для контроля за закупками, разрабатывают свою методику для управления за закупками удобную для него и сотрудников.
Справка
В ассоциации мы используем KANDAN доски, для контроля за закупками, проводим еженедельные 15 минутные SCRUM совещания для актуализации информации по торгам и планирования дальнейших действий.
Для удобства взаимодействия, между тендерными специалистами и директорами организаций, мы разработали облако, где храним документы и контролируем этапы по закупкам. Для сотрудников, создаем личные кабинеты, где они могут посмотреть информацию по тендеру, обеспечению и проконтролировать срок исполнения контракта.
Важным моментом в заключении договора с профильной организацией является урегулирование вопроса по подписанию документов — чья электронная подпись будет использована: участника закупки или специалиста профильной организации. Иногда на практике случается такая ситуация: участник нанимает организацию, которая будет подавать заявку. При этом данная организация просит передать ей электронную подпись, то есть, по сути, все действия на электронной площадке будут совершаться участником. Организация, оказывающая услугу, нигде не будет фигурировать.
Обратите внимание! 63 федеральный закон «Об электронной подписи» не предусматривает порядок передачи ЭЦП. В связи с этим возникает вопрос о законности и последствиях таких действий. Электронная подпись — это полный аналог собственноручной подписи и, конечно, передавать её другому лицу в этой ситуации будет незаконно.
Иерархия тендерного отдела
Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности. Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции. Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам. Если Вы не уверены, что сможете грамотно организовать структуру, продуманные должностные инструкции каждого участника отдела, то за определенную плату это сделают для вас специалисты. В Интернете не составит труда найти предложения по подобному виду услуг.
Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:
— руководитель тендерного отдела;
— заместитель тендерного отдела;
— менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;
— помощник менеджера по тендерам (курьер);
— юрист.
Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.
Заместитель руководителя — правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.
Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.
Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.
Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.
Принято решение о создании тендерного отдела — не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.
Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.
Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах.
Вы настроены на результат — пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели — премирование сотрудников за успешно завершенные сделки.
Порядок планирования и подготовки к проведению закупок
Закупки осуществляются на основании утвержденной руководителем организации годовой программы закупок, которая формируется в соответствии с бизнес-планом.
Программа закупок представляет собой план мероприятий по проведению закупочных процедур в течение года. Она является главным плановым документом в сфере закупочной логистики и основанием для осуществления закупок независимо от способа их проведения.
При подготовке программы закупок следует учесть долгосрочные договоры, уже заключенные для исполнения в планируемом периоде, а также наличие складских запасов.
Анализ рынка закупаемой продукции должен проводиться как при формировании программы закупок, так и в виде мониторинга (отслеживания) товаров и цен в период ее выполнения. При проведении анализа рынка необходимо использовать статистические данные, прежде всего доступные на интернет-ресурсах.
Основными показателями некачественного планирования закупок являются: большой объем корректировок планов; значительная разница между предполагаемой в программе закупок средней стоимостью продукции и стоимостью, полученной в результате проведения закупок; неисполнение сроков поступления ресурсов, установленных программой закупок.
Организатор закупки товаров в ходе ее подготовки заранее определяет:
- требования к закупаемой продукции, в том числе при необходимости предельную цену товаров;
- требования к поставщикам и порядку подтверждения ими соответствия установленным требованиям;
- требования к условиям договора, заключаемого по результатам процедуры выбора поставщика, или проект договора;
- требования к составу и оформлению заявок или прайс-листов, предоставляемых потенциальными поставщиками;
- порядок оценки потенциальных поставщиков по степени их предпочтительности для закупающей организации.
Правила оценки поставщиков не должны накладывать на конкурентную борьбу претендентов излишние ограничения.
Простой и надежный способ расчета страхового запаса
В целях повышения эффективности закупочной деятельности ежегодно руководство организации дела рассматривает итоги закупочной деятельности. При этом обращается внимание на такие характеристики, как:
- выполнение договорных условий поставщиками (количество, качество, график поставок);
- качество как закупленной продукции, так и работы поставщиков с целью учета этих оценок при планировании закупок на следующий год и возможной смены приоритетов в отношении требований к продукции (поставщикам) при проведении новых закупок;
- превышение в процессе исполнения договора цены и мотивация подобных решений;
- обоснованность и мотивация закупок у единственного поставщика;
- структура закупок по способам их осуществления и категориям поставщиков.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Руководитель отдела закупок и его обязанности
Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.
Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:
- мониторинг объявлений о закупках;
- согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
- анализ участия в торгах конкурентов;
- участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
- планирование деятельности сотрудников отдела;
- контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
- определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
- контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
- участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
- подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
- контроль отправки документации на тендеры;
- составление отчетной документации;
- информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
- предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
- отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
- руководство деятельностью подчиненных;
- предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
- содействие повышению квалификации сотрудников отдела.
Специалист тендерного отдела: распределение функций
Для эффективной работы всего отдела необходимо качественно распределить обязанности между сотрудниками. Каждый должен выполнять определенные обязанности и нести ответственность за эту работу. Основными штатными единицами отдела могут выступать:
· Руководитель: основные его функции – это координирование и организация работы всего отдела, контроль за выполнением действий подчиненных. Подчиняется и предоставляет отчет руководству компании.
· Аналитик: основные его функции – это принятие мер для увеличения прибыли организации. Эту должность занимают люди со стратегическим типом мышления. Для аналитика важно ежедневно изучать информацию о новых тенденциях рынка закупок.
· Юрист: основные его функции – это контроль за новыми нормативными актами в сфере закупок, ведение документооборота отдела, представление интересов компании в судебных процессах. Эту должность должен занимать человек – знаток законов и порядка.
· Линейные специалисты отдела: основные их функции — осуществление процесса тендерной закупки, принятие решений в сфере торговли от лица всей организации.
· Курьер: основные его функции – это доставка документов заказчику.