Командировка сотрудника за границу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

• Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
• Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
• Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
• Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
• Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Документы водителя и пассажиров для зарубежной поездки на авто

Всем, кто находится в машине, необходимо иметь при себе пакет документов:

1. Загранпаспорт, к которому прилагается полученная в Консульстве, Посольстве или визовом центре виза.
2. Медстраховка. Её оформляют при сборе документов, необходимых для получения визы. Застрахованы должны быть все члены вашей группы, включая и детей.
3. Подтверждение гостиничной брони или приглашение от резидента страны, к которому вы едете.
4. Документы на ребёнка (свидетельство о рождении). Несовершеннолетний член вашей группы должен иметь либо свой заграничный паспорт с визой, либо должен быть вписан в документы одного из родителей. Соответственно, в визе родителя должно быть указано наличие ребёнка. Если в поездку с несовершеннолетним отправился только один родитель, нужно предоставить нотариально заверенное разрешение от второго.

Что должен предъявить водитель транспортного средства

Отдельный пакет документов нужно собрать на транспортное средство, на котором вы будете передвигаться за пределами России. Это:

• Водительское удостоверение. Принимаются документы как старого, так и нового образцов.
• Свидетельство о регистрации вашего авто. Этот документ обязан иметь каждый водитель, находящийся за рулём в Российской Федерации.
• «Зелёная карта» – аналог нашего ОСАГО, действующий за пределами страны. Учтите, что в России предусмотрено два варианта такого документа. Ограниченная версия откроет вам доступ в Молдавию, на Украину и в Беларусь, с расширенной версией вы можете колесить по всей Европе.

Образец составления плана служебных командировок

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Утверждаю ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Сибирцев (А.К. Сибирцев) ¦
¦21 декабря 2009 г. ¦
¦ ¦
¦ План служебных ¦
¦ командировок ¦
¦ ОАО "Кимберлит" ¦
¦ на 1-е полугодие 2010 г. ¦
¦----T--------------T--------------------T------------------T------------¬¦
¦¦ ¦ Основание ¦ ¦ Наименование ¦ ¦¦
¦¦ ¦ выезда (план ¦ Цель командировки, ¦ структурного ¦Дата выезда,¦¦
¦¦ N ¦ работы ¦ страна ¦ подразделения, ¦ срок ¦¦
¦¦п/п¦подразделения,¦ командирования ¦ должность, Ф.И.О.¦командировк覦
¦¦ ¦ приказ ¦ ¦ командируемых ¦ (в днях) ¦¦
¦¦ ¦ руководителя)¦ ¦ сотрудников ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 1 ¦ План работы ¦ Изучение механизма ¦ Экономическо- ¦ 18.01 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ управления рисками ¦ финансовое ¦ 27.01.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ на предприятиях ¦ управление, ¦ (10 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазодобычи, ¦ руководитель, ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ Сьерра-Леоне ¦ Архипов С.Ю. ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 2 ¦ План работы ¦Исследование свойств¦ Отдел МПД, ¦ 22.03 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ алмазов, Ботсвана ¦ специалист, ¦ 30.03.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Шахнович С.В. ¦ (9 дней) ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 3 ¦ План работы ¦ Изучение наладки ¦ Отдел наладки ¦ 01.06 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ и обслуживания РЛС ¦ и обслуживания, ¦ 17.06.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ для обогащения ¦ заместитель ¦ (17 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазосодержащего ¦начальника отдела,¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ сырья, Намибия ¦ Рудницкий И.Н. ¦ ¦¦
¦L---+--------------+--------------------+------------------+-------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Таблица. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

 N 
п/п

 Фамилия, имя 
 и отчество 
командированного
 работника 

 Дата и номер 
 командировочного 
 удостоверения 

 Место командирования 

 наименование 
 организации 

пункт назначения

 1 

 Жилин С.Ю. 

 14.01.2009 N 1 

National Diamond
 Mining Co 

 г. Фритаун 
 (Сьерра-Леоне) 

Журнал выбытия работодатель должен хранить в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).

Последние новости из мира туризма

• казахстанский перевозчик «Air Astana» не допустил транзитного пассажира из России на рейс в Сербию с пересадкой во Франкфурте. Россиянин летел из Астаны, шенгенской визы у него не было. Выход из аэропорта не предполагался, но тем не менее авиакомпания не зарегистрировала россиянина на рейс, сославшись на решение миграционной службы Германии. При этом транзит через европейскую страну не запрещен для российских граждан. «Air Astana» пообещала предоставить туристу билет в Сербию через Турцию;
• Италия ужесточила правила выдачи виз гражданам России. Теперь каждый заявитель должен предоставить финансовые гарантии. Таким образом, членам одной семьи необходимо предоставлять отдельные справки из банков. Допускается спонсорство несовершеннолетних детей родителями;
• Финляндия стала отказывать во въезде россиянам с шенгенскими визами даже при наличии уважительных причин для посещения страны. Одна из соотечественниц рассказала, что ехала к гражданскому мужу, имея на руках приглашение от него, договор аренды, обратный билет. Однако на границе ее не пропустили. Известны случаи аннулирования шенгена матери, направлявшейся к сыну по приглашению, и женщине, заключившей контракт на работу с финской компанией;
• Чехия ввела специальные визы для транзита через аэропорты страны. Новые требования касаются граждан России, Армении, Турции, Египта, Ирана, Индии, Кубы и ряда других стран. Обладателям шенгенских виз, вида на жительство в странах ЕС, членам семей европейских граждан, дипломатам оформлять дополнительные документы не нужно;
• Индия сняла все ковидные ограничения на въезд туристов. Это касается и россиян. Больше не требуется предъявлять сертификат о вакцинации, результаты ПЦР-теста, заполнять онлайн-анкету. Но при появлении симптомов COVID-19 туристам следует информировать об этом ближайшее медицинское учреждение и уйти на изоляцию.

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2021 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2021 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?

До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.

В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.

Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.

Командировки заграницу как оформить и провести

МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» учет на предприятии должен перевести статьи в иностранной валюте в свою функциональную валюту и отразить результаты такого перевода в своей отчетности, т.е. валютные операции отражать в учете в функциональной валюте.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются, в том числе расходы на оформление визы (п. 23 Положения о командировках).

В письме от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511 финансисты указали, что затраты на получение визы можно учесть при расчете налога на прибыль. На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией. При этом в подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ предусмотрено, что датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. Поэтому расходы, связанные с оформлением виз при направлении сотрудников в командировки, для целей налогообложения прибыли включаются в состав прочих расходов на дату утверждения авансового отчета.

А как быть в ситуации, когда работник получил визу, но по каким-то причинам командировка не состоялась? Можно ли в этом случае учесть при расчете налога на прибыль расходы на получение визы?

По мнению Минфина России, расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются при налогообложении прибыли, так как это противоречит требованиям ст. 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Точно так же считают и налоговики (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@).

А вот НДФЛ в этом случае удерживать не нужно. В пункте 2 письма от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 специалисты финансового ведомства отметили, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ. Ведь отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат.

Страховые взносы также не начисляются. Минтруд России в период действия Федерального закона от 24.04.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) давал следующие разъяснения. В случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется (письмо от Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

На наш взгляд, данными разъяснениями можно руководствоваться и сейчас. Ведь положения Закона № 212-ФЗ и главы 34 НК РФ практически идентичны.

Ответы на распространенные вопросы про положение о направлении в командировку

Вопрос №1: Что если необходимо внести изменения в уже утвержденное Положение о направлении в командировку?

Ответ: В таком случае на основании докладной записки от главного бухгалтера (или иного сотрудника, от которого исходит инициатива внесения изменений в акт) работодатель издает приказ с распоряжением о разработке более подходящих условий оформления командировки. После этого ответственным сотрудником предлагаются изменения, и наниматель утверждает те, которые посчитает нужными.

Вопрос №2: Стоит ли предусмотреть и внести в Положение о направлении в командировку какие-либо особые условия оформления командировок для удаленных сотрудников?

Ответ: Наиболее полезным было бы утвердить порядок оформления документов с возможностью их заверения электронной подписью с последующей отправкой документов заказным письмом с уведомлением.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

• Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
• Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
• Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Какие операции разрешены и запрещены по счетам за границей в 2023 году?

Все допустимые и запрещенные операции для граждан РФ с иностранными счетами установлены № 173-ФЗ. Не будем вдаваться в детали законодательных мер, которые представлены на официальном портале правовой информации РФ. Остановимся лишь на главных, которые волнуют большинство россиян:

• Отчет по движению денег по счету за границей не предоставляется, если обслуживающий банк открыт на территории государства — члена ЕАЭС или страны, заключившей с Россией Соглашение по обмену финансовой информацией. При этом установлены отдельные критерии, которые позволяют резидентам РФ иметь иностранные счета и не подавать по ним никаких уведомлений в ФНС: общая сумма финансов по счету за границей за отчетный год не превышает 600 000 руб. или в иностранной валюте эквивалентно заданному предельному максимуму.
• Валютные операции между валютными резидентами РФ запрещены. Исключения (ФЗ 173) – если оба валютных резидента проживают за пределами РФ более 183 дней в году.
• Операции между нерезидентами, т.е. гражданами других государств, разрешены. Можно перечислять деньги друг другу без ограничений, но есть лимиты ЦБ РФ по выводу иностранной валюты за пределы РФ. Для граждан дружественных стран действуют те же лимиты, что и для резидентов РФ – до $1 млн в течение месяца, а зарплату и деньги за оказанные услуги — без ограничений.
• Резиденты из недружественных стран могут переводить только деньги, полученные за оказание услуг, или свою зарплату. Если нерезидент не работает в России, то выводить валюту за рубеж он не может.
• Операции между резидентом и нерезидентом разрешены, но подлежат обязательному контролю. По некоторым операциям нужно подать документы в Правительственную комиссию, чтобы получить разрешение на ее проведение.
• Снять деньги с валютного вклада в РФ можно только в том случае, если средства поступили на счет до 9 марта 2022 г. Лимит по сумме – 10 000 долларов США или евро в валюте, а остаток в рублях по курсу ЦБ. Деньги, поступившие на счет после 9 марта, можно снимать только в рублях по рыночному курсу на день снятия.
• Вывоз иностранной валюты за рубеж из России доступен в размере не более 10 тысяч долларов США на одного человека.
• Ограничения на переводы за рубеж со счета на счет в зарубежном банке – 1 миллион долларов США в месяц. Лимиты действуют для переводов с открытием банковского счета, о котором должна быть уведомлена ФНС РФ.
• Запрещается перевод средств со счета в банке РФ на зарубежный счет, если это дивиденды от российских компаний (с 05.07.2022), независимо от даты их получения.
• Сделки по покупке недвижимости за рубежом и оплатой с иностранного счета разрешаются, в том числе с лицами из недружественных стран. Но сообщить об этом в налоговую службу РФ обязаны все налоговые резиденты, равно как и нести обязательства по налогам в случае возникновения таких обязательств.

Ситуация с банковскими картами

В прошлом не было проблем с провозом наличных денег через границу. Россияне свободно пользовались международными картами, такими как Visa и MasterCard, которые широко принимались как в России, так и в других странах.

Но в марте 2022 года Visa и MasterCard ушли с российского рынка — их карты выпускают местные банки, но за пределами России эти платежные средства не работают. С тех пор у россиян появились проблемы — как выезжать за границу, как носить с собой деньги?

Если рассматривать банковские карты, то у нас остается только два варианта:

1. МИР. Российские карты, которые действуют в 11 странах, кроме Российской Федерации. К ним относятся Абхазия, Южная Осетия, Южная Корея, Казахстан, Беларусь, Таджикистан, Узбекистан, Кыргызстан, Армения, Турция и Вьетнам. Если вы путешествуете в эти страны, вы можете перевозить деньги за границу на банковской карте «МИР», снимать их по месту пребывания.
2. UnionPay. Некоторые путешественники предпочитают оформить карту UnionPay на время поездки. Это китайский международный пластик, который работает в 157 странах. Однако важно отметить, что покрытие в разных странах разное, а в некоторых буквально несколько банкоматов.

Конечно, лучше не перевозить деньги за границу именно наличными, лучше перевезти их полностью или частично на банковской карте. Но если MIR не работает в этой стране и — сделать дорогой UnionPay на одну поездку — это дополнительные расходы, вам нужно иметь при себе наличные.

Заранее узнайте, работают ли российские карты в вашей стране и насколько они там распространены. Возможно, имеет смысл взять часть денег на карту, а часть — наличными. За границей обычно не возникает проблем со снятием наличных, но расплатиться российской картой проблематично.

В каких странах россияне могут открыть валютные счета

После того как сумма снятия валюты была ограничена 10000 долларов США и многим банкам было запрещено проводить международные операции, интерес к валютным счетам возрос. С технической точки зрения идея кажется привлекательной. Однако во многих странах открыть банковский счет могут только резиденты или обладатели виз на проживание и работу. И только в нескольких финансовых учреждениях можно открыть счет удаленно.

Для платежей и поступлений может потребоваться валютный счет:

• фрилансеры;
• благотворительность;
• студенты;
• бизнесмены.

Страны, которые охотно открывают валютные счета для россиян, включают в себя:

Похожие записи:

• Что делать, если украли велосипед — инструкция
• Как проверить бронь уральских авиалиний
• Регистрация для граждан Киргизии в России в 2023 году