Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести журнал входящей и исходящей документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.
Регистрация документов в вопросах и ответах
К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.
Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.
Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
- поступающую корреспонденцию (входящие документы);
- исходящие документы;
- внутренние служебные записки;
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы;
- распоряжения;
- протоколы совета директоров;
- протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2020
Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:
- Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
- Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
- Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
- Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.
Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:
- Вышестоящие инстанции.
- Нижестоящие организации.
- Фирмы-партнеры.
- Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
- Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.
Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.
Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.
В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.
Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:
- одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
- хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).
Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией
Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:
- прием;
- сортировка;
- регистрация корреспонденции;
- направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
- направление документов на исполнение;
- исполнение документов;
- организация контроля исполнения документов;
- формирование исполненных документов в дела.
Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:
- Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
- Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
- Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
- Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
- Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
- Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.
Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).
Правила регистрации входящей документации
Каждый день любая организация или предприятие получают на свой адрес огромное количество входящей корреспонденции. Это могут документы относительно производственного процесса данной компании, рекламные материалы (листовки, буклеты, коммерческие предложения), переписка с поставщиками и клиентами. Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве вся корреспонденция должна быть тщательно отфильтрована.
Фильтрация входящих документов происходит в два этапа. Сначала необходимо отобрать корреспонденцию, которая относится непосредственно к деятельности компании. А после этого разделить её на ту, которую нужно регистрировать и ту, которая такой регистрации не подлежит.
Документация, которую не нужно регистрировать:
- письма, предназначенные для структурных подразделений, они передаются в соответствующее подразделение и регистрируются там;
- поздравительные письма (открытки, бланки);
- периодические печатные издания (журналы, газеты);
- личная корреспонденция;
- документы, не заверенные подписями и печатями (анонимная корреспонденция);
- рекламные материалы;
- приглашения на посещение различных общественных мероприятий (выставок, ярмарок и др.);
- финансовая и административная документация, которая не имеет сопроводительного письма.
Требования к заполнению
Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:
- Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
- Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
- Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
- Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Правила оформления журнала
Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.
Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.
Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.
Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.
В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».
В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).
Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.
Правила и порядок его заполнения
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:
- Дата получения.
- Регистрационный номер.
- От кого.
- О чём.
- Кому.
- Ответственный.
Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции
Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции
2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.
Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.
Письма граждан, адресованные Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее — Организационно-контрольное управление).
Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ При определении сроков хранения нужно учитывать, что в Перечне 2010 указано примерно 250 видов переписки со сроками хранения от одного года до «постоянно», и еще примерно 200 – в Перечне 2007. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.
Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так: 1) составить перечень дел с перепиской организации, для которых нужно установить срок хранения; 2) определить, есть ли среди них те дела, сроки хранения которых должны устанавливаться по Перечню 2007, то есть документы по научно-технической и производственной деятельности; 3) воспользоваться предметными указателями к каждому из типовых перечней: внимательно прочитать разделы «Переписка» в каждом из них. Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения.
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации.
Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.
Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Регистрация входящих документов
Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.
Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.
Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.
Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.
Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.
В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.
Сортировка и первичная обработка входящей корреспонденции
В зависимости от объема документооборота, секретарь может выполнять работу по регистрации самостоятельно, либо после сортировки передавать документы в подразделения для последующей регистрации. Главное — исключить риск потери документов на этапе передачи. Чтобы избежать этого, стоит закрепить порядок регистрации в инструкции по делопроизводству или соответствующем положении по организации.
Сотрудник, ответственный за получение и регистрацию корреспонденции, должен быть назначен приказом, и иметь доверенность на получение и отправку почты от имени организации.
Этап сортировки корреспонденции очень важен: он позволяет выделить срочные и важные документы, с которыми необходимо ознакомить руководителя организации в первую очередь.
Документы могут поступать в организацию следующими способами:
- обычной почтой;
- электронной почтой, по факсу;
- телефонограммой;
- курьером;
- службой доставки отправлений;
- спецсвязью (документы, содержащие государственную тайну);
- через окно обратной связи на сайте организации.