Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Итак:
В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Как восстановить трудовую книжку если она утеряна
Утеря или порча документа не является правонарушением, за которое человека можно привлечь к ответственности. Но, как известно, без трудовой невозможно вести официальную трудовую деятельность. Поэтому её нужно восстановить.
Вне зависимости от того, кто является виновником утери или порчи документа, порядок его восстановления примерно одинаков. Чтобы восстановить книжку, потребует предпринять следующие действия:
- на последнем месте работы нужно написать заявление с просьбой завести дубликат трудовой. Заявление пишется на имя руководителя предприятия;
- если есть какие-либо документы, подтверждающие предыдущие места работы, их необходимо предоставить в отдел кадров;
- сотрудник отдела кадров, который является ответственным за хранение книжек, заводит дубликат. Оформление титульной страницы происходит точно так же, как при первичном оформлении. То есть работник должен принести свой паспорт и документы об образовании.
Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. При этом есть и нюансы:
- если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, когда книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
- общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если трудовая книжка утеряна, то необходимо:
- выяснить по чьей вине это произошло. Если это действительно утеря или механическая порча, то проблем с восстановлением нет. Но если работодатель намеренно задерживает и не отдаёт книжку уволившемуся работнику, то он нарушает его права. За их защитой можно обратиться в ФИТ, прокуратуру или в суд;
- если же книжка утеряна случайно, то необходимо её восстановить. Для этого необходимо написать заявление на имя своего работодателя, а в заявлении изложить просьбу о восстановлении документа;
- руководство не имеет права отказать. Также оно не может заставить своего работника купить новый бланк;
- при оформлении дубликата в левом верхнем углу нужно написать слово «дубликат»;
- работник должен принести документы, подтверждающие стаж работы у предыдущих работодателей;
- если этих сведений нет, то их можно запросить из архива;
- в дубликате нужно указать общий стаж работы.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как восстановить трудовую книжку в МФЦ
Размышляя, как восстановить утерянные трудовые книжки, стоит попробовать воспользоваться услугами МФЦ. Благо, их перечень постоянно расширяется.
Можно сэкономить несколько часов на посещении центра, записавшись в очередь онлайн. Понадобится зайти на официальный сайт. Не авторизованным на портале пользователям, придётся зарегистрироваться.
При посещении, когда придёт очередь, потребуется заполнить выданный бланк заявления. Заявление, вместе с заранее подготовленными документами, передаётся специалисту МФЦ. Необходимо заранее запастись:
- паспортом;
- бланком, чтобы его заполнили как дубликат;
- имеющейся копией трудовой;
- сохранившимися копиями документации по прежним договорам;
- сведениями по назначениям и переводам;
- полученной в ПФР справкой, где указана продолжительность стажа.
Принявший заявление, с прилагающимися к нему документами, сотрудник сообщит, когда можно прийти за дубликатом. Для его получения МФЦ свяжется с госархивами.
Привлечение инстанций
Теоретически, безработный гражданин может обратиться за получением дубликата утерянного документа к своему последнему работодателю. Но кадровики не обязаны заниматься оформлением ТрК, утерянной их бывшим сотрудником. Так что, здесь все будет зависеть только от доброй воли специалиста.
Максимум, что может сделать кадровик с предыдущего места работы гражданина – это внести записи в бланк нового документа, при условии, что все данные о более раннем трудоустройстве имеются в наличии.
Также дубликат можно оформить в МФЦ. При обращении необходимо будет предъявить сотруднику паспорт, передать пустой бланк ТрК, и предоставить данные о предыдущих местах работы. Процесс оформления здесь может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от ситуации.
Утеря трудовой книжки работником
Утеря трудовой книжки работником чаще всего происходит в период, когда физическое лицо временно не работает, а следовательно, хранит документ у себя. Причины потери в такой ситуации не существенны, так как на общую картину не влияют. Еще одна ситуация, при которой ТК может находиться у работника, – если ее потребовалось предоставить для оформления страхования.
Примечание: в действующем законодательстве, кроме перечисленных, больше нет причин выдавать трудовую книгу на руки работнику.
Первое, что требуется сделать физическому лицу, если его документ стал непригодным или пропал, – немедленно отправится на место последнего трудоустройства и подать заявление с просьбой восстановить ТК посредством выдачи дубликата. Работодатель, в свою очередь, должен выполнить просьбу, указанную в обращении, в течение пятнадцати календарных дней.
Предлагаем рассмотреть более детально тонкости процесса восстановления записей ТК в двух вариантах: когда сотрудник ранее не работал в других организациях и случаи, если имеется стаж работы на других предприятиях.
На каких основаниях вносятся записи в новую трудовую?
Потеря трудовой книжки может превратить вашу жизнь в сущий кошмар. Ведь придется поднимать документы за все время трудового стажа и переносить их в новый документ. Вполне логично, что все сведения, содержащиеся в трудовой, должны быть официально подтверждены. Основанием для внесения записи будут считаться:
- трудовые договоры и соглашения;
- справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают;
- справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством;
- выписки из приказов, благодарностей и т. д.;
- ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков и т. д.;
- постановление судебных инстанций об установлении стажа.
Восстановление утерянных записей при смене нескольких работ
Восстановление утерянных записей при смене нескольких работ (на разных предприятиях) происходит немного в другом виде.
В раздел, отвечающий за сведения о текущей и прошлой работе, данные вносят таким образом:
- Записываются обобщенные данные относительно выработанного сотрудником стажа за период времени, в течение которого он трудился на других предприятиях, если для этого имеются какие-то подтверждающие документы. Полные наименования организаций, которые делали предыдущие записи, не вносят, ограничиваясь общим количеством стажа.
- Указывается подробная информация с текущего или последнего места трудоустройства расписывается по тому же принципу, который описан в подразделе выше.
Документы, которые должен предоставить трудящийся для возобновления стажа работы в других организациях, в обязательном порядке должны быть заверены.
Необходимые документы
Действующее законодательство не определяет, какие конкретно бумаги должны быть предоставлены для выдачи дубликата. Пакет необходимой документации меняется в зависимости от ситуации – в скольких местах человек трудился до момента утери ТК.
Из документов необходимо подготовить только заявление о выдаче новой книжки. Вся остальная информация, которая нужна для оформления дубликата (должность заявителя, дата приема на работу и пр.), уже есть в распоряжении отдела кадров.
Заявление об оформлении дубликата необходимо дополнить:
- Справками с предыдущих мест работы. Они должны содержать дату начала трудовых отношений и увольнения, должность и номер приказа.
- Заверенной копией ТК (если она есть).
- Другими документами, подтверждающими стаж – выписками из приказов о приеме в организацию, увольнении, договорами с работодателями и др.
- Справками из архива. Они потребуются, если предприятие уже прекратило работу.
- Справками из ПФ, если нет других вариантов подтверждения стажа.
Как ее заполнить данными
Трудовая книжка взамен утерянной может быть выдана только на основании заявления работника либо же акта, составленного комиссией о порче документа, ввиду чего на начальном этапе восстановления утраченных данных оформляются указанные документы. Следующим этапом является выписка дубликата в соответствии с нормами главы III ПП №225.
Однако даже при наличии всех приказов о приеме и увольнении от прежних работодателей во исполнение п.32 в дубликат вносится запись об общем стаже до поступления к нынешнему. При этом совокупная выслуга суммируется только исходя из представленных данных без указания наименования должностей и названий предприятий.
Следующая запись вноситься уже в соответствии с Инструкцией, то есть полностью с отражением номера приказа и проставлением мокрой печати. Также на титульной странице книги о труде проставляется штамп: «Дубликат».
Важно! Если утерян дубликат трудовой книжки, восстановление записей производиться в том же порядке, который описан выше. То есть все копии необходимо получить заново и обратиться за оформлением документа к последнему работодателю.
Восстановление трудовой книжки при потере работодателем
Трудовая книжка работающего в организации сотрудника находится у его нанимателя. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих подчиненных, поэтому в случае их потери или утраты из-за чрезвычайного происшествия восстановлением занимается директор предприятия или индивидуальный предприниматель как ответственное лицо.
Порядок восстановления книжки нанимателем:
- Получение заявления от сотрудника о восстановлении ТК;
- Получение сведений у подчиненного о предыдущих местах работы;
- Рассылка запросов бывшим работодателям работника и получение от них справок с указанием сроков работы в организации, занимаемой должности, поощрениях и т.п.;
- Выдача дубликата ТК на основе полученных данных.