Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы необходимы для заключения договора поставки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Некоторые сведения и документы, необходимые для заключения договора поставки, вы вправе получить самостоятельно, не запрашивая их у контрагента. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП является таким обязательным пунктом.
Дополнительные сведения, которые рекомендуется получить самостоятельно
Для получения информации о деловом партнере воспользуйтесь следующими открытыми информационными ресурсами:
- данными об исполнительных производствах либо их отсутствии на сайте ФССП;
- картотекой арбитражных дел для проверки наличия или отсутствия судебных споров;
- сервисами на сайте ФНС РФ (например, проверьте директора на дисквалификацию, сравните адрес регистрации с адресами массовой регистрации).
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
-
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
-
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
-
Согласуйте условия с контрагентом.
Кто может выступать от имени ИП
Человек, получивший статус индивидуального предпринимателя, остаётся физическим лицом. После госрегистрации он получает право вести бизнес, но при этом ИП в договоре выступает лично от своего имени. Этим он принципиально отличается от ООО, которое в сделках представляет его руководитель.
У индивидуального предпринимателя не может быть директора, действующего от его имени без доверенности. Но ИП может нанять работника или выбрать представителя, который имеет право подписать предпринимательские документы, но только по доверенности.
Таким образом, ИП при заключении договора подписывает его лично. Кроме того, такое право может быть передано доверенному лицу, если это оформлено документально.
Перечень документов, необходимых для заключения договора энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности))
Потребитель (покупатель), имеющий намерение заключить с ООО «КЭС» договор энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности)), предоставляет следующие документы:
1. Заявление о заключении договора энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности).
2. Подписанный заявителем проект договора энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности), форма которого размещена на сайте ООО «КЭС» (предоставляется по желанию заявителя).
3. Свидетельство о государственной регистрации заявителя в качестве юридического лица или в качестве индивидуального предпринимателя (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
4. Свидетельство о постановке заявителя на учет в налоговом органе (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
5. Документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора: выписка из протокола (решения, приказа) о назначении на должность руководителя или доверенность на подписание договора, если договор подписывает не руководитель, копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность, если заявителем выступает индивидуальный предприниматель или гражданин.
6. Документы, подтверждающие право собственности (хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды и иные законные права владения и (или) пользования, предусмотренные законодательством Российской Федерации) на энергопринимающие устройства, либо документы, подтверждающие право владения и (или) пользования земельным участком, о снабжении которых электрической энергией указано в заявлении о заключении договора, либо протокол оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе на право заключения договора аренды объектов теплоснабжения, централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, отдельных объектов этих систем, находящихся в государственной или муниципальной собственности, который подтверждает, что заявитель является победителем такого конкурса.
7. Документы, подтверждающие технологическое присоединение (в том числе и опосредованно) в установленном порядке к объектам электросетевого хозяйства сетевой организации энергопринимающих устройств, о снабжении электрической энергией которых указано в заявлении о заключении договора: акт о технологическом присоединении, составленный и подписанный потребителем и сетевой организацией (иным владельцем объектов электросетевого хозяйства, производителем электрической энергии (мощности)), к чьим сетям (энергетическим установкам) присоединены энергопринимающие устройства потребителя, и (или) акт разграничения балансовой принадлежности электросетей.
8. Документы о допуске в эксплуатацию приборов учета (предоставляются при наличии у заявителя приборов учета): акт допуска прибора учета в эксплуатацию, составленный в соответствии с Основными положениями функционирования розничного рынка, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 04.05.2012 №442. Если допуск в эксплуатацию прибора учета был осуществлен до вступления в силу Основных положений функционирования розничного рынка, то предоставляется документ, который подтверждал факт допуска в эксплуатацию прибора учета, установленного в отношении соответствующей точки поставки, и был подписан гарантирующим поставщиком (энергосбытовой, энергоснабжающей организацией) и (или) сетевой организацией.
9. Документ, подтверждающий наличие технологической и (или) аварийной брони (предоставляется при наличии у заявителя): акт согласования технологической и (или) аварийной брони, составленные (измененный) и согласованный в порядке, установленном Правилами недискриминационного доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2004 № 851, потребителем и сетевой организацией (иным владельцем объектов электросетевого хозяйства, производителем электрической энергии (мощности)), к чьим объектам электросетевого хозяйства (энергетическим установкам) присоединены энергопринимающие устройства потребителя.
10. Подписанная уполномоченным лицом заявителя выписка из договоров энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности)), заключенных с потребителями, в интересах которых заявитель намеревается приобретать электрическую энергию (мощность) у ООО «КЭС», которая должна содержать сведения о сроках начала и окончания поставки электрической энергии в каждой точке поставки по каждому такому потребителю, о каждой такой точке поставки (предоставляются только энергосбытовой (энергоснабжающей) организацией, когда она выступает заявителем).
11. Однолинейную схему электрической сети заявителя (потребителя электрической энергии, в интересах которого заключается договор) с указанием точек присоединения к объектам электросетевого хозяйства (предоставляется заявителем, который подает заявление о заключении договора энергоснабжения).
12. В случае установки расчетного прибора учета не на границе раздела балансовой принадлежности предоставляется расчет потерь, согласованный с сетевой организацией.
-
Документы, прилагаемые к заявлению о заключении договора энергоснабжения (купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности)), кроме проекта договора, подаются в виде копий, подписанных уполномоченным лицом заявителя и заверенных печатью заявителя (при наличии печати), если заявителем является юридическое лицо, или подписанных гражданином, если заявителем выступает индивидуальный предприниматель. Заявитель вправе представить копии таких документов, заверенные лицом, уполномоченным в соответствии с законодательством Российской Федерации на совершение действий по их заверению. Заявитель при подаче заявления и документов в месте нахождения ООО «КЭС» вправе представить неподписанные и незаверенные копии документов, прилагаемых к заявлению, с одновременным предъявлением оригиналов таких документов для сверки их идентичности с последующим возвратом оригиналов заявителю.
Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы
Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:
- учредительные документы;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- протокол (решение) о назначении руководителя;
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
- документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
- бухгалтерская отчетность;
- копия паспорта директора.
Что нужно помнить при составлении договора с ИП?
Многие субъекты предпринимательской деятельности задаются вопросом: если Приказа о назначении директора нет, то какая должность у ИП в документах должна быть указана? В этом случае достаточно прописать наименование предпринимателя (например, ИП Иванов).
В зависимости от предмета договора и его целей существует несколько типовых общедоступных форм, так сказать, образцов соглашения. Но надо понимать, что любую форму нужно максимально адаптировать по отношению к конкретной хозяйственной или экономической ситуации. Прежде чем приступать к составлению договора, рекомендуется:
- четко сформулировать совокупность своих требований, смоделировать все возможные варианты развития отношений, в том числе проблемные ситуации, которые могут возникнуть и пути их преодоления;
- постараться предугадать все возможные уловки, «подводные камни», чтобы в самом соглашении избежать двусмысленных трактовок, каких-либо недочетов и т.д.
В целом договор с ИП не многим отличается от договора с представителями других организационно-правовых форм, но некоторые исключения все же имеют место быть (законом установлены сроки хранения этих документов, о которых можно узнать по этой ссылке).
Список запрашиваемых документов у юридического лица
Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:
- Правоустанавливающие или уставные.
- Регистрационные.
- Из налоговых органов.
- Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
- Выписку из ЕГРЮЛ.
- Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
- Образец подписи руководителя компании.
Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.
- Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
- Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?
В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен — если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.
Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?
Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.
На основании чего действует ИП в договоре
Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, не образуя при этом юридическое лицо (п. 1 ст. 23 ГК РФ).
В момент регистрации ИП приобретает определенные права и обязанности, реализовать которые он должен под своим именем, которое включает непосредственно имя, фамилию и отчество (п. 1 ст. 19 ГК РФ). Это значит, что предприниматель, подписывая договор, должен указывать в нем сведения о том, что он действует в качестве ИП. ИП в договоре действует на основании факта того, что он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель.
В том случае, если сделка заключается от имени предпринимателя его представителем, в договоре указывается, что последний действует на основании доверенности, а также приводятся ее реквизиты. Если представитель официально трудоустроен в качестве работника предпринимателя (например, в должности директора), потребуется указать реквизиты заключенного с ним трудового договора.
Пример формулировки преамбулы договора ИП с юрлицом на оказание услуг вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
В каких случаях организация, выплатившая доход ИП, является налоговым агентом и обязана перечислить НДФЛ, читайте здесь.
На основании какого документа действует ИП после регистрации
Представитель юридического лица, заключающий договор, приводит в нем ссылку на документ, предоставляющий ему полномочия на осуществление юридически значимых действий от имени компании. У ИП, действующего самостоятельно, таких документов нет. Именно поэтому у начинающих предпринимателей возникает вопрос: на основании чего действующий ИП в договоре может ставить свою подпись.
При регистрации гражданина в качестве ИП в ЕГРИП вносится соответствующая запись. В соответствии с п. 3 ст. 11 закона «О государственной…» от 08.08.2001 № 129-ФЗ предпринимателю или его представителю выдается документ, подтверждающий факт внесения записи о регистрации в ЕГРИП (так называемая выписка). В нем содержится следующая информация:
Реквизиты выписки из ЕГРИП используются в качестве средства индивидуализации ИП при заключении договоров.
Таким образом, ИП, выступающий в качестве стороны гражданско-правового договора, может включить в текст документа запись следующего вида: «Индивидуальный предприниматель Ф.И.О., лист записи ЕГРИП выдан наименование налогового органа, дата выдачи в формате дд.мм.гггг».
До 2017 года предпринимателям выдавались свидетельства о государственной регистрации. Эти документы действуют и в настоящее время, поэтому при наличии такого свидетельства ИП может включить в договор строчку следующего вида: «Индивидуальный предприниматель Ф.И.О., действующий на основании свидетельства о государственной регистрации № … от дд.мм.гггг».
Кроме того, в документе стоит указать ОГРНИП и ИНН предпринимателя, паспортные данные, адрес проживания, реквизиты банковского счета. Как правило, эти данные указываются в конце документа и заверяются подписью и печатью (при наличии) предпринимателя.
Учредительный договор общества с ограниченной ответственностью необходимо составить до устава и регистрации общества. Распечатайте по копии на каждого учредителя, на каждой из них проставьте подписи всех участников общества. Нотариальное удостоверение договора об учреждении ООО не требуется. Каждый участник будет хранить свою копию самостоятельно.
Если вы примете решение об изменении размера уставного капитала, корректировать договор не нужно. Изменения в деятельности уже зарегистрированного общества с несколькими участниками закрепляются посредством протокола общего собрания.
Учредительный договор хоть и не является обязательным, многие инспекции требуют его наличия в регистрационном пакете документов. На всякий случай предоставьте договор об учреждении или его копию на регистрацию.
Документы для оформления договора
Среди документов, которые могут понадобиться в данном случае, необходимо назвать:
Для физического лица:
- документы, удостоверяющие личность (преимущественно паспорт);
- документы, удостоверяющие его фактическое место проживания и прописку;
- свидетельство о браке (если лицо находится в супружеских отношениях);
- доверенность, если человек действует от имени другого лица;
- документы относительно заключаемого соглашения;
- иные необходимые бумаги, которые могут понадобиться.
Для юридических лиц:
- учредительные документы;
- паспорт представителя юрлица;
- доверенность либо любой документ, удостоверяющий, что от юрлица действует тот или иной орган или же представитель;
- документы относительно заключаемого соглашения;
- иные необходимые бумаги, которые могут понадобиться.
Это основные бумаги, необходимые в подобных случаях. А вот какие документы нужны для оформления договора, более конкретно зависит от того, какого плана он является. И ответ на данный вопрос можно получить у юриста только тогда, когда станут известны объект и вид договора.
Стоит сказать, что правила оформления договора преимущественно одинаковые для каждого. Повторимся еще раз, все зависит от того, какого вида документ и что является его объектом.
Ошибки при написании договора
При оформлении договоров сторонами могут быть допущены ошибки, среди которых могут быть следующие:
- не указание даты заключения договора
- не указание срока действия договора
- не конкретизация предмета договора
- не согласование в договоре условий, которые являются существенными для данного вида договора
- не полное указание сведений о сторонах договора
- не указание электронных почт, при наличии условий об обмене документами по адресам электронных почт, указанных в договоре
- опечатки в договоре, которые изменяют смысл условия договора
- указание в договоре и подписание договора неуполномоченным лицом
- не указание в договоре цены договора или порядка ее определения
- иные ошибки, которые могут привести к несогласованности определенных условий договора и к сложностям в разрешении возникших споров между сторонами
Подписание договора неуполномоченным лицом приведет к негативным последствиям
Вполне может возникнуть ситуация, что со стороны представляемого (вашего контрагента) не будут исполняться обязательства по договору. Это может повлечь за собой предъявление иска к представляемому (компании-контрагента) со стороны вашей организации.
Возникшие правоотношения из договора, подписанного неуполномоченным лицом, регулируются ст. 183 ГК РФ. Договор, заключенный неуполномоченным лицом, для представляемой компании (т. е. для вашего контрагента) является незаключенным и не несет за собой юридических последствий.
Как правило, вопрос о недействительности сделки для представляемого решается обычно в судебном споре относительно невыполнения обязательств по договору. В таком иске к представляемому суд отказывает, признав сделку недействительной (п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57).
Но бывают случаи, когда компании-представляемому необходимо отстаивать свои экономические интересы, и судебное признание договора недействительным ей жизненно необходимо. Это бывает актуальным, когда важный актив организации был продан именно неуполномоченным лицом.
В данном случае возможно применение ст. 168 ГК РФ, т. к. ст. 174 ГК РФ используется в случае подписания договора органом юридического лица. А в нашем случае подписант не является ЕИО и органом юридического лица быть не может.
Получается, что настоящая сделка совершена с конкретным лицом, подписавшим договор. Согласитесь, такое физическое лицо, которое подписало договор не имея полномочий, не всегда может реально исполнить обязательства по договору. Управленец среднего звена не всегда бывает способен оплатить цену по крупной сделке или передать имущество, которое ему не принадлежит.
Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести
В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:
- нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
- невозможность реального возмещения убытков;
- повышение риска проведения выездной проверки;
- получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).
Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов.